عدم مدیریت زمان یکی از معضلات همیشگی سازمان ها در ایران است. خصوصا در سازمان هایی با رویکردهای مدیریت سنتی و همینطور در سازمان هایی که در ابتدای منحنی تجربه سازمانی هستند، بیشتر دیده می شود. برای شناسایی و جلوگیری از بروز چنین مشکلی در سازمان، چهار اقدام کلیدی می توان تعریف کرد:
1- شناسایی و تبیین فرآیندها:
سازمان ها باید در تمامی واحدها، فرآیندهای درون واحدی و بین واحدی را به طور کامل مشخص و ابلاغ نمایند و شرح وظایف تمامی نفرات و نقش آنها در فرآیندها را به طور دقیق به آنها ارائه نمایند. در سازمان هایی که فرآیندها و شرح وظایف ها تبیین نشده اند، نظام اجرائی دچار عارضه کنترل پیشبرد عملیات خواهد شد. به عبارتی چون گام های اجرائی به صورت سیستماتیک مشخص، تعریف و تفویض نشده اند، کنترل پیشبرد عملیات و در نتیجه کنترل زمان اجرای آنها نیز غیرممکن خواهد بود. در اینجا وظیفه واحدهای متولی کنترل عملیات، مانند واحد سیستم و استراژی یا واحد تضمین کیفیت، و همینطور مدیران و متولیان واحدها، بسیار پررنگ است.
2- ساختاردهی به اقدامات:
تمامی اقدامات تعریف شده در سازمان ها باید دارای سه بخش اصلی باشند؛ شرح (ورودی، فرآیند و خروجی)، متولی، مجری و زمان. اقدامات باید دارای شرح کاملی باشند و ورودی و الزامات لازم جهت اجرا، فرآیند و نحوه اجرا و همینطور خروجی موردانتظار از انجام اقدام باید مشخص شوند. در اینجا خروجی ها می توانند در قالب شاخص های عملکرد کلیدی (KPI) تعریف شوند. سپس باید متولی اقدام مشخص شود؛ متولی اقدام پاسخگوی اصلی نتایج آن اقدام است. مجری یا مجریان، نفراتی هستند که در اجرای آن اقدام نقش دارند و این نقش آفرینی باید کاملا شفاف تبیین شود. قابل ذکر است که متولی و مجری می تواند یک شخص باشد. و در نهایت باید زمان شروع و پایان اقدام تعیین شود. نبود زمان و همینطور زمان دهی باز برای اقدامات باعث ایجاد اثر پارکینسون در سازمان خواهد شد که یکی از عوامل اصلی عدم مدیریت زمان در سازمان ها است. در همین راستا باید در خصوص اقدامات اجرائی، در بازه های زمانی مختلف، زمان سنجی اجرا شود. قابل ذکر است که تمامی اقدامات اجرائی باید مکتوب و مستند شوند، و از اتخاذ تصمیمات شفاهی در سازمان پرهیز شود.
3- اولویت بندی اقدامات:
تمامی اقدامات تعریف شده در سطوح سازمانی باید برحسب اهمیت، اولویت اجرائی داشته باشند. در این راستا ابتدا اقدامات باید به دو دسته استراتژیک و غیراستراتژیک تقسیم شوند. سپس مدیران واحدها با همکاری واحد سیستم و استراتژی، به درجه بندی اهمیت و اولیت اقدامات استراتژیک می پردازند و آن را به متولیان و مجریان اقدامات ابلاغ می کنند. در خصوص اقدامات غیراستراتژیک، اولویت بندی توسط متولیان و مجریان اقدامات اجرا می شود و مدیران واحدها به صورت اقتضائی نقش تاییدکننده را ایفا می کنند. در نهایت براساس این اولویت ها، زمان بندی اقدامات صورت می پذیرد.
4- کنترل پیشبرد عملیات:
کنترل حین عملیات و کنترل پس از عملیات، دو گام اصلی در کنترل پیشبرد اقدامات تعریف شده هستند. کنترل پیشبرد عملیات توسط واحد سیستم و استراتژی و یا تضمین کیفیت در وهله اول، مدیران و سرپرستان براساس چارت سازمانی در وهله دوم و متولی هر اقدام (در صورتیکه متولی و مجری یک شخص نباشد) در وهله سوم، اجرا می شود. این کنترل یا به صورت سیستماتیک و براساس نقاط کنترلی مشخص شده در فرآیندها و یا در زمان ساختاردهی به اقدامات، انجام می شود، یا به صورت غیرسیتماتیک و در بازه های زمانی مقتضی اتفاق می افتد. با کنترل حین عملیات و پس از عملیات، خروج از محدوده های زمانی و همینطور هدررفت های زمانی مشخص می شوند و درنتیجه می توان اقدامات اصلاحی لازم را اعمال نمود.
نهایتا باید به این نکته اشاره کرد که اثربخشی چهار اقدام مذکور بدون استقرار فرهنگ سازمانی مناسب که زمان را به مثابه سرمایه سازمان تلقی کند، کاهش زیادی خواهد داشت. بنابراین آموزش مدیریت زمان و اولویت بندی کارها را در تقویم آموزشی سازمان خود قرار دهید.
امیر نیک خواه
مشاور و مدرس بین المللی مدیریت کسب و کار و تجارت بین الملل
مدیرعامل گروه توسعه صادرات ایران مدیوم