سازمان هایی که هنگام خروج نفرات خود دچار بحران می شوند، عمدتا دارای سه حفره عمیق هستند، نبود برنامه ریزی جانشین پروری، عدم استقرار فرآیندها و نبود مدیریت دانش در سازمان.
برنامه ریزی جانشین پروری فرایندی است که به موجب آن سازمان اطمینان حاصل می کند که کارمندان برای جذب نقش های بالادستی تربیت می شوند. در این فرایند، اطمینان حاصل می شود که در هر یک از پست های کلیدی سازمان، نفر ذخیره برای زمان موردنیاز وجود دارد، درست مانند یک تیم فوتبال. بنابراین لازم است که در مدیریت کلان سازمان با همکاری واحد منابع انسانی، طرح ریزی های لازم جهت شناسایی و اولیت بندی پست های مهم، و انتخاب جانشین های مناسب و برنامه ریزی موثر آموزش و تعالی انجام شوند.
فرآیندها را مانند چراغ راهنمایی بدانید، مدیران و سرپرستان را مانند پلیس و کارشناسان و سایر کارمندان را مانند رانندگان. اگر فرآیندها به درستی در سازمان تعریف نشده باشند، مانند این است که پلیس بدون چراغ های راهنمایی به هدایت رانندگان بپردازد. حال فرض کنید، در این شرایط، پلیس هم حضور نداشته باشد، تصور وضعیت رانندگی ها هم در این حالت ترسناک است. این حالت عینا وقتی است که در سازمانی که فرآیندها مستقر نشده اند، نفرات کلیدی سازمان نیز خارج شوند. اما اگر در سازمانی فرآیندها به درستی تعریف شده باشند، حتی با عدم حضور نفرات کلیدی، سازمان در کوتاه مدت و تا زمان استقرار جانشین دچار بحران نخواهد شد؛ درست مانند خیابان که چراغ راهنمایی دارد ولی پلیسی حضور ندارد. بنابراین لازم است که سازمان ها در تمام واحدها، فرآیندهای لازم را شناسایی، طرح ریزی، اجرا، کنترل و اصلاح نمایند.
مدیریت دانش فرآیند مستمر تعریف، ساختاردهی، نگهداری و اشتراک دانش و تجربه در یک سازمان است. مدیریت دانش فرهنگ آموزش و یادگیری در سازمان را ارتقا می بخشد و موجب افزایش هم افزایی، اثربخشی و کارایی می شود. همچنین مدیریت دانش، بر فرآیند جانشین پروری اثر بسیار مثبتی دارد. بدین ترتیب وقتی نفرات از سازمان خارج می شوند، دانش سازمانی همراه آنها خارج نخواهد شد و در پایگاه مدیریت دانش سازمان محفوظ باقی خواهد ماند. بدین ترتیب شخص جانشین به راحتی به دانش و تجربیات گذشته و جاری در سازمان، دسترسی خواهد داشت و این امر موجب کاهش هزینه ها و ریسک های سازمان خواهد شد.
بنابراین سازمان ها با در نظر گرفتن سه اقدام ذکر شده می توانند از بحران های ناشی از خروج نفرات (خصوصا نفرات کلید) جلوگیری نمایند. البته باید به این نکته توجه کرد که خروج نفرات از سازمان نیز باید به صورت مجزا عارضه یابی شوند که در جای دیگری قابل بحث است.
امیر نیک خواه
مشاور و مدرس بین المللی مدیریت کسب و کار و تجارت بین الملل
مدیرعامل گروه توسعه صادرات ایران مدیوم